I en tid av snabb digital utveckling och ökad IT-mognad bland medborgarna, behövde Södertälje kommun en modern lösning för kommunikation och kundtjänst. Confirma Artvise blev svaret på deras utmaningar och har inte bara förbättrat interna processer, utan också skapat en märkbar positiv förändring i medborgarservicen. Läs mer om hur samarbetet med Confirma Artvise har ökat tillgängligheten, minskat svarstiden och optimerat arbetssättet i Södertälje kommun.

Utmaning

Södertälje kommun befann sig i en traditionell växellösning utan stödsystem. Behovet av ökad tillgänglighet växte i takt med samhällets digitalisering och medborgarnas IT-mognad. År 2013 inleddes ett projekt för att identifiera kommunens behov och hitta rätt lösning. Bettan Söhr, Systemförvaltare/Kommunvägledare, berättar: ”Det viktiga var att börja i rätt ände, att ta reda på vad vi behövde och vilka behoven var.” Projektet resulterade i en upphandling där Confirma Artvise valdes som leverantör.

Lösning

I Artvise Customer Service registrerar kommunens 12 handläggare cirka 2 500 ärenden per vecka – beroende på aktiviteter och säsongstoppar som skolval eller bygglov. Systemet är anpassat efter Södertäljes egna arbetsrutiner. Bettan Söhr förklarar: ”Alla ärenden registreras av våra vägledare i Artvise. De går sedan vidare till en funktionsbrevlåda eller direkt till rätt handläggare. Vi jobbar som ett team och alla är delaktiga.”

Kommunen erbjuder även e-tjänster via e-legitimation på hemsidan. Dessa blanketter skapas i Confirma Artvise e-Tjänst och hamnar i Artvise Customer Service eller i verksamheternas funktionsbrevlådor. För närvarande finns cirka 80 e-tjänster – fler är på gång.

”Confirma Artvise håller vad de har lovat! Vi är jättenöjda med serviceavtalet. De är lätta att komma i kontakt med, det är lätt att felanmäla och man får alltid respons från dem. Jag kan rekommendera Confirma Artvise varmt!”
Bettan Söhr
Systemförvaltare/Kommunvägledare, Södertälje kommun

Resultat

Efter införandet av Artvise Customer Service har Södertälje fått positiv respons från medborgare som upplever kortare väntetider, bättre bemötande och snabbare hjälp – ofta med direktlänkar till rätt blanketter. Bettan Söhr förklarar: ”Vi har lärt oss mycket genom att dela kunskap internt. Nu vet vi vad vi behöver fylla systemet med för att optimera vårt arbetssätt.” Exempelvis har bygglovsärenden fått snabbare hantering tack vare Artvise.

Bettan tillägger: ”Det bästa är hur enkelt det är att skapa checklistor och uppdatera informationen. Sökfunktionen är smidig och systemet känns levande. De viktigaste funktionerna för oss är snabb-info och checklistorna – vi förstår inte hur vi klarade oss utan dem tidigare.”

Hon avslutar: ”Confirma Artvise håller vad de lovar! Vi är jättenöjda med supporten, alltid lätt att få kontakt och snabba svar. Jag rekommenderar dem varmt.”

Lösning: Artvise Customer Service